Struktur Organisasi

Dengan adanya perubahan yang mendasar dalam Rencana Strategis Perusahaan, diperlukan penyesuaian -penyesuaian pada struktur organisasi PT Multi Phi Beta.

Struktur yang ada dan digunakan selama ini tetap dipertahankan mengingat faktor kesederhanaan dan kepraktisannya, yang terbukti cukup ampuh untuk membawa perusahaan ini melintasi pelbagai perubahan zaman selama 42 tahun terakhir ini.

Dengan mempertahankan struktur dasar yang sederhana ini, proses dan prosedur kerja bisa menjadi lebih praktis dan lebih mudah dikendalikan.

Yang dilakukan adalah sejumlah perkuatan (strengthening) pada posisi-posisi tertentu seperti Direksi, pengelolaan Sumberdaya (Resources), serta pengelolaan Sistem & Pengembangan.

Berbagai tugas dan fungsi personil yang diperlukan kemudian didistribusikan pada semua posisi-posisi yang ada secara berimbang.

Disadari sepenuhnya bahwa fungsi Koordinasi, Pengintegrasian, Sinkronisasi, dan Sistimatisasi (KISS) dapat berjalan optimal jika didukung oleh terselenggaranya fungsi Monitoring, Pengawasan, dan Pengendalian secara berkesinambungan, serta adanya sistim Komunikasi yang baik antar Unit-unit Kerja. Keberadaan sistim-sistim pendukung inilah yang akan menghidupkan dan menjiwai struktur yang sederhana tersebut.

Struktur Organisasi

Manajemen/Tatakelola

Dengan segala prosedur birokrasi dari Pemberi Tugas/Client yang terdiri dari berbagai Instansi Pemerintahan, BUMN, Investor Swasta, sebagian waktu Direksi banyak tersita untuk segala hubungan eksternal dengan Client dan Stakeholder lainnya. Disamping hubungan eksternal, Direksi punya tanggung jawab lain secara internal guna menganalisa situasi & kondisi, memeriksa laporan, rapat koordinasi, dan membuat kebijakan dan keputusan.

Untuk inilah disamping perkuatan posisi kedireksian, diperlukan tersedianya para Manajer yang mumpuni untuk menterjemahkan kebijakan Direksi untuk kemudian menyusun rencana implementasinya, untuk kemudian memonitor, mengawasi, dan mengendalikan agar kebijakan itu benar-benar berjalan baik.

Sistim Informasi Terintegrasi

Agar mekanisme organisasi ini dapat berjalan secara baik dan dinamis , PT Multi Phi Beta telah menyusun suatu Sistem Informasi Manajemen yang terintegrasi dengan sistem-sistim lainnya yang diupayakan untuk digunakan secara konsisten oleh perusahaan. Sistem ini terdiri dari :

• RESPLAN, yang merupakan Enterprice Resource Planning (ERP) yang dibuat secara "tailor made" berdasarkan kebutuhan rieel perusahaan.

• Troboss!!, sebuah Inhouse Software yang berfungsi sebagai Portal untuk mengintegrasikan RESPLAN dengan sistem-sistem lain yang digunakan, yang berpotensi untuk berubah dari waktu ke waktu. Troboss!! punya fleksibilitas tinggi untuk menampung setiap perubahan.

• Manual Mutu PT Multi Phi Beta, sebagai bagian dari syarat dan ketentuan ISO9001:2015FIDIC. Implementasi dilakukan dengan mengintegrasikan berbagai Chapter dari ISO tersebut kedalam RESPLAN & Troboss!!

• Landasan-landasan Idieel berupa Kode-kode Etik (PII, INKINDO, FIDIC)

KISS & PDCA

PT Multi Phi Beta dalam mengelola berbagai jenis pekerjaan, baik yang bersifat teknis, administratif sejauh mungkin menerapkan azas Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, dan Sistimatisasi (KISS). Penerapan azas ini dipermudah dengan keberadaan sistem informasi terintegrasi yang disebutkan diatas yang memungkinkan terselenggaranya kolaborasi yang efektif antar unir kerja yang bekerja pada suatu platform kerja yang sama, serta menghindarkan duplikasi-duplikasi pelaksanaan pekerjaan yang sama oleh unit kerja yang berlainan.

Siklus Plan-Do-Control-Action (PDCA) pun dijadikan tools baku dalam merencanakan, monitoring, pengawasan, dan pengendalian pekerjaan dan proses. PT Multi Phi Beta mengembangkan sendir format A-3 Process yang telah disesuaikan dengan hakekat pekerjaan konsultan.

ISO9001:2015FIDIC

Seperti disebutkan diatas, PT Multi Phi Beta sejauh mungkin mengintegrasikan ketentuan dan persyaratan ISO ini kedalam pelaksanaan pekerjaan atau proses yang relevan, sehingga merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pekerjaan/proses yang bersangkutan. Dengan demikian ketentuan dan persyaratan tersebut secara otomatis telah masuk dalam pelaksanaan tersebut dengan bantuan sistem informasi yang efektif.

Ketentuan menyangkut information documented, proses kerja, external provider, reporting, dan lain-lain secara otomatis akan masuk kedalam sistem informasi tersebut, begitu pekerjaan dilaksanakan.